A importância de revisar as verbas salariais com frequência

As áreas trabalhista e previdenciária têm cada vez mais acompanhado o avanço da tecnologia, e isso, consequentemente tem feito diferença no dia a dia da empresa. Hoje ficou mais fácil, tanto para o trabalhador identificar se a empresa tem, por exemplo, depositado seu FGTS de maneira correta, bem como para a Receita Federal analisar os cruzamentos entre as obrigações acessórias entregues pela empresa, e os pagamentos das verbas salariais.

Todavia, ainda são poucas as empresas que se preocupam com ações preventivas em relação a essas áreas, seja para identificar possível falta de recolhimento, verificar obrigações acessórias entregues incorretamente ou, até mesmo valores pagos indevidamente, ou a maior.

Dessa forma, nosso objetivo é alertar a importância de revisar as verbas salariais com frequência.

Alguns pontos podem ser destacados.

Prevenção de ações contra a empresa

Quando a empresa realiza uma análise preventiva com o objetivo de identificar possíveis riscos trabalhistas e previdenciários, é possível identificar situações como:

1. Obrigações acessórias entregues com erros, o que geram impacto direto aos empregados, e podem causar, por exemplo, problemas na entrega do IRPF;
2. Reclamações trabalhistas por FGTS pago incorretamente ou não pagos, cálculos de férias incorretos, cálculo de verbas rescisórias incorretos, cálculo de comissões incorretas, e afins;
3. Reclamações de empregados em razão da falta de pagamento de INSS, FUNRURAL ou IRRF, ou recolhidos a menor.

Entre outras situações que a empresa pode enfrentar, se não acompanhar de perto os processos do dia a dia.

Prevenção de recolhimentos de verbas salariais incorretos

É comum que empresas com folhas de pagamento muito grandes acabem cometendo erros na hora da apuração e recolhimento dos tributos previdenciários, por realizar processos manuais.

Isso poderia ser evitado com a realização de cruzamentos ou implementação de automatização nos processos, seja por um sistema integrado ou por ferramentas que auxiliem na apuração e geração das guias.

Atualmente existe no mercado diversas ferramentas que auxiliam as empresas com tecnologias que melhoram o dia a dia, e diminuem os riscos de pagamentos a maior ou menor que o devido.

Evitar possíveis autuações

Além da empresa se prevenir contra ações trabalhistas e recolhimentos incorretos, revisar as verbas trabalhistas e previdenciárias com frequência pode evitar autuações da Receita Federal ou da Previdência com relação à empresa, seja, justamente por falta de recolhimento dos tributos, ou obrigações acessórias incorretas ou não entregues.

Como falamos no início, atualmente o cruzamento por parte do fisco tem sido muito mais ágil, e possibilita que, em processos de fiscalização, identifique-se equívocos passíveis de autuação.

Podemos citar de exemplo o eSocial, que é o sistema do Governo Federal para controlar o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das relações onerosas de trabalho, instituído pelo Decreto 8.373/14.

Com isso, o banco de dados é partilhado pelo Ministério do Trabalho, Receita Federal do Brasil, Previdência Social e Caixa Econômica Federal. O e-Social traz outras obrigações, tais como a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Obrigações Fiscais (EFD-Reinf) e a DCTFWeb, esta última para geração de recolhimentos previdenciários.

Como prevenir riscos fiscais trabalhistas e previdenciários?

Elencamos abaixo alguns pontos importantes para prevenir os riscos acima:

• Implementação de tecnologias capazes de efetuar o cruzamento das obrigações acessórias e seus respectivos pagamentos, a fim de que a empresa possa garantir que realizou todas as obrigações principais e acessórias conforme disposição em Lei;
• Confronto com relatórios de outras áreas (esse cruzamento é importante para identificar se valores como comissões, multas rescisórias, bônus e outros, estão sendo base para as verbas trabalhistas e previdenciárias);
• Revisão dos cálculos de férias, 13º, rescisões entre outros;
• Contratação de auditorias para identificar possíveis inconsistências;
• Levantamento e análise das práticas do departamento responsável pela apuração e recolhimento dos tributos;
• Realizar planejamento previdenciário para analisar a possibilidade de reduzir a carga tributária da empresa;
• Contratação de empresas de consultoria para ajudar nas demandas do dia a dia e interpretação nas mudanças na legislação.

O acompanhamento às mudanças na legislação é um desafio, principalmente porque além de serem muitas, são muitas vezes complexas, ou discutidas nos tribunais recorrentemente. Não é incomum, por exemplo, a legislação ter lacunas que abrem espaço para interpretação do empregador, e isso pode lhe causar um risco relevante no futuro.

Para isso, além de acompanhar a legislação, é preciso verificar o que os tribunais estão decidindo sobre determinados assuntos, como forma de também mitigar os riscos.

Além da importância de ficar atento às decisões dos tribunais para mitigar os riscos, este ato pode contribuir para que a empresa identifique possíveis teses que beneficiem sua operação. Ou seja, buscar por teses favoráveis ao contribuinte, e analisar possível cabimento para a sua empresa também.

Em resumo, salientamos que as ações preventivas podem:

• Melhorar os processos da empresa;
• Evitar autuações;
• Mitigar os riscos de possíveis ações trabalhistas;
• Evitar recolhimentos incorretos;
• Evitar entrega de obrigações acessórias incorretas
• Diminuir prejuízos da empresa;
• Diminuir a carga tributária;
• Identificar possíveis discussões favoráveis para aplicação na empresa.

Apesar dos desafios com as mudanças praticamente diárias na legislação, os benefícios também são extensos, e não precisam gerar risco, basta que o planejamento e acompanhamento seja feito com uma equipe de especialistas no assunto, antenados tanto nas decisões nos tribunais como nas alterações das normas.

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Sobre a SYSPED

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